Keine Panik vor der E-Rechnungspflicht

Vielleicht hast du schon von der Pflicht zur E-Rechnung gehört und fragst dich: "Muss ich jetzt mein ganzes Rechnungswesen umstellen?" oder "Was bedeutet das für mich als Selbstständige?"

Zum Jahreswechsel 2025 wurde sie eingeführt, die E-Rechnungspflicht!

Erst mal die gute Nachricht: es gibt keinen Grund zur Panik. Du kannst dich weiterhin auf deine Kundinnen konzentrieren und dein Online-Business aufbauen, weil es lange Übergangsfristen und viele Ausnahmeregelungen gibt - gerade für kleinere Unternehmen.

In diesem Beitrag erfährst du das Ergebnis meiner Recherche, warum du dir keinen Stress machen musst und welche Fristen und Ausnahmeregeln gelten - damit du dich gut informiert vorbereiten kannst.

Einführung in die E-Rechnungspflicht für Online-Unternehmerinnen

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist keine normale PDF-Rechnung, sondern ein strukturiertes, digitales Format.

Das bedeutet, dass die Rechnungsdaten so aufbereitet sind, dass sie direkt von Buchhaltungssystemen verarbeitet werden können – ohne manuelles Abtippen oder Fehler.

Warum das Ganze?

Ganz einfach: Die Finanzbehörden möchten Rechnungsprozesse vereinfachen, Steuerbetrug erschweren und langfristig Papierkram reduzieren.

Klingt erstmal nach einer großen Umstellung, aber es hat auch Vorteile, weil dadurch die Digitalisierung schneller vorwärts kommt.

(Quelle: Bundesfinanzministerium)

Frau tipps auf Taschenrechner; Paragraphenzeichen steht für rechtliche Fragen.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue gesetzliche Regelung: Unternehmen und Selbstständige müssen für B2B-Geschäfte (Business-to-Business) E-Rechnungen ausstellen und empfangen können.

Wenn du Dienstleistungen im geschäftlichen Bereich erbringst, Kurse und Programme anbietest oder Produkte an andere Selbständige oder Unternehmen verkaufst, dann gilt die Regelung für dich - aber es gibt Übergangsfristen und Ausnahmen.

Deine Kundinnen buchen dich oder deine Kurse und Dienstleistungen als Privat-Personen - prima, dann musst du keine E-Rechnungen ausstellen. Für B2C-Kundinnen (also Privatkundinnen) bleibt erstmal alles beim Alten – Rechnungen an Endverbraucher dürfen weiterhin als PDF oder Papierdokument verschickt werden. (Quelle: IHK München)

Allerdings musst du für dein Online-Business seit dem 1. Januar 2025 den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Dazu reicht bereits ein E‑Mail‑Postfach aus.

Wen betrifft die E-Rechnungspflicht seit 2025?

Hand , mit Farbe an den Fingern; Privatkundin B2C

Also, jetzt noch etwas genauer bzw. zusammengefasst:

Falls du eine selbstständige Online-Unternehmerin bist, die andere Unternehmerinnen oder Firmen als Kundschaft hat, musst du dich mit der neuen Regelung beschäftigen:

Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmerinnen (dafür reicht ein E-Mail-Postfach)
Ab 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen – mit Übergangsfristen für kleinere Betriebe.

Wichtig zu wissen:

👉 Hast du nur private Kundinnen (B2C)? Dann kannst du weiterhin Rechnungen in deinem gewohnten Format erstellen! (Quelle: IHK Köln)

Übergangsfristen und Ausnahmen für kleine Unternehmen

Hier wird es interessant und du siehst, dass Panik nicht angebracht ist, weil ausreichend lange Übergangsfristen gewährt werden, vor allem aber weil für kleine Unternehmen Ausnahmen gelten:

Diese Fristen gelten für Selbstständige mit geringem Umsatz

Hier wird es interessant und du siehst, dass Panik nicht angebracht ist, weil ausreichend lange Übergangsfristen gewährt werden, vor allem aber weil für kleine Unternehmen Ausnahmen gelten:

💡 Du hast Zeit!

Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro haben eine Übergangsfrist bis Ende 2027.

Bis dahin darfst du weiterhin PDF-Rechnungen versenden – vorausgesetzt, deine Kundin stimmt zu. (Quelle: Bundesfinanzministerium)

Stichtage im Überblick

Ab 2025: Pflicht zum Empfangen von E-Rechnungen (gilt für alle, ist aber mit einem E-Mail-Postfach erfüllt).

Frauen mit Handshake - Vertragsabschluss- B2B Kundin

Ab 2025: Pflicht zum Empfangen von E-Rechnungen (gilt für alle, ist aber mit einem E-Mail-Postfach erfüllt).
Bis 2026: Du darfst weiterhin PDFs oder Papierrechnungen ausstellen, wenn deine Kundinnen das akzeptieren (und davon ist auszugehen, weil auch die sich erst einmal auf die E-Rechnung einstellen müssen)
Bis Ende 2027: Falls dein Umsatz unter 800.000 Euro liegt, kannst du ebenfalls noch PDFs ausstellen.
Ab 2028: Alle Unternehmen müssen vollständig auf E-Rechnung umstellen. (Quelle: IHK Darmstadt)

Diese Ausnahmen gelten für Kleinunternehmerinnen & Sonderfälle

Neben den Übergangsfristen gibt es auch einige Ausnahmen, die dir vielleicht die Umstellung erleichtern:

🚀 Kleinunternehmerregelung (§19 UStG): Falls du Kleinunternehmerin bist, bist du nicht verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.

📌 Kleinbetragsrechnungen unter 250 € dürfen weiterhin als PDF oder Papierdokument ausgestellt werden.

📢 B2C-Geschäfte bleiben ausgenommen: Rechnungen an Privatkundinnen dürfen auch nach 2028 als PDF oder Papier versandt werden. (Quelle: IHK Nürnberg)

Warum du dir keine Sorgen machen musst

Frau verzweifelt, rechtliche Vorgaben bei der E-Rechnung überfordern sie

Für die Empfangspflicht genügt ein E-Mail-Postfach

Die meisten selbständigen Frauen und Unternehmerinnen können erst einmal abwarten, wenn sie ein E-Mail-Postfach haben. Damit ist die Empfangspflicht für E-Rechnungen bereits abgedeckt.

Fällst du unter die E-Rechnungspflicht?

800.000 Euro als Vorjahresumsatz - das ist schon eine Hausnummer.

Viele selbständige Frauen im Online-Business werden diese Schwelle nicht überschreiten und können getrost bis Ende 2027 Rechnungen in Papierform oder als pdf versenden.

Sind deine Kundinnen Privatpersonen?

Dann gilt für dich die E-Rechnungspflicht nicht - lehn dich ganz entspannt zurück!

Meine Empfehlung: erst einmal abwarten und vorbereiten:

Bis die E-Rechnungspflicht komplett eingeführt ist, geht noch Zeit ins Land. Zeit, in der du ganz entspannt abwarten kannst:

Viele Buchhaltungsprogramme stellen sich bereits auf die E-Rechnung ein
Du hast noch Zeit! PDFs bleiben bis mindestens 2027 eine Option für die meisten Selbstständigen
Deine Kundinnen sind Privatpersonen: für dich gilt die E-Rechnungspflicht nicht

Hinweis:

Du bist unsicher und meine Recherchen und Quellenangaben reichen dir nicht aus? Denke daran, ich darf dir keine Rechtsberatung oder Steuerberatung geben und stelle deshalb nur zusammen, was ich aus zuverlässigen Quellen recherchieren konnte.

Das gilt immer: Stress reduzieren - Technik vereinfachen

Gesetzliche Vorgaben, Technik-Herausforderungen:

als selbständige Frau musst du alles im Blick haben und bewältigen können.

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So kannst du dich weiterhin auf dein Business konzentrieren, ohne dich mit komplizierter Technik herumzuschlagen!

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Hallo, ich bin Birgit,

und vielseitig interessiert. Farben und Kreativität liebe ich genauso wie technische Herausforderungen im Onlinebusiness.

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Das sind meine Erfahrungen:

Die Herausforderungen des Online-Business-Aufbaus kenne ich selbst. Als Ingenieurin habe ich gelernt, realistisch zu planen und auf Zahlen zu achten.

Von mir bekommst du praktische Tipps und Unterstützung, um dein Business mit viel Leidenschaft, aber ohne Technikstress, aufzubauen. Denk daran: Auch mit einem kleinen Budget können Träume Wirklichkeit werden.

PS: Mein Wissen und meine Erfahrungen vermittle ich verständlich und umsetzungsorientiert. Dabei lege ich Wert auf einen wertschätzenden Umgang, Toleranz und Nachhaltigkeit.

Was mich sonst noch beschreibt: ich liebe DIY und Selbermachen von A bis Z : Vom Möbel-Upcycling über Reparaturen und Renovieren im Haushalt bis zum Nähen. Es ist nie zu spät, etwas Neues zu lernen.